20 % mehr Effizienz im Büro


Leertischler sind erfolgreicher als Volltischler. So hat es das deutsche Kaizen-Institut festgestellt. Deshalb hier ein Vorschlag: Wie wäre es mit einem „Aufräum-Nachmittag“? Alle 6 Monate kann eine solche Aktion Wunder bewirken.

Der Ablauf ist denkbar einfach: Gegen 11.30 Uhr geht jemand mit der Digitalkamera durch das Unternehmen. Das Ziel ist, 50 bis 100 Fotos zu machen, vorzugsweise unter Schreibtischen, wo oft leere Flaschen oder Schuhe stehen.

Ein umgefallener Zeitschriftenstapel eignet sich ideal, auch Kabelgewirr hinter Computern sieht beeindruckend aus und vielleicht gibt es ja auch eine Büropflanze, die mangels Wasser ihr Haupt gesenkt hat.

Um 13.00 Uhr treffen sich dann die Mitarbeiter. Die Fotos werden per Beamer in schneller Folge an die Wand geworfen. Die Atmosphäre im Raum ist eine Mischung aus Heiterkeit und Betroffenheit. Nach 20 Minuten gehen die Mitarbeiter in ihre Abteilungen. Jetzt stehen Getränke und Gebäck auf dem Tisch und wir machen uns ans Aufräumen. Jeder der Mitarbeiter hat eine Checkliste vor sich liegen, mit der Dinge abgefragt werden wie z. B.:

– Liegen auf dem Fußboden Papierschnitzel oder gar Aschereste? Ja oder nein?

– Werden waagrechte Flächen wie Fenstersimse, Heizkörper usw. als Ablage benutzt? Ja oder nein?

– Gibt es Aushänge am Schwarzen Brett oder im Intranet, die älter als 4 Wochen sind? Ja oder nein?

– usw.

Ganz praktisch sieht es so aus, dass wir anhand einer Checkliste Stück für Stück unser Büro analysieren (Eine kostenlose Liste können Sie hier herunterladen). Keine Schreibtischschublade, die nicht geöffnet wird, kein Schrank, der nicht durchgemistet wird. Achtung: Die Probleme werden jetzt nicht behoben. Sie werden nur auf einem Flipchart schriftlich festgehalten. Wer macht was bis wann? Also, wer sorgt sich um die Entrümpelung der alten Software? Wer bringt die leeren Batterien weg? Wer erneuert diesen Aushang? Wer schafft die Zeitschriftenstapel weg? So wie die Dinge dann in den nächsten Tagen und Wochen erledigt werden, so werden sie auf dem Flipchart ausgestrichen.

Achtung: Nicht jeder darf sich nur einfach ausstreichen, sondern die gelöste Aufgabe wird dem Projektleiter gezeigt und der macht den Haken auf dem Flipchart. In 6 Monaten geht das Ganze dann wieder von vorne los. Aus einer reinen Aufräumaktion wird jetzt bereits das Sicherstellen durch Standards und schließlich entsteht eine neue Organisation.

Im Ergebnis werden sie 15 bis 20 Prozent weniger Fläche im Büro benötigen. Ihre Suchzeiten werden um 15 bis 20 % reduziert und auch Ihre Fehler sinken dramatisch. Kurzum: Sie werden um 20 % effizienter.

Und wenn Sie mal so richtig aufräumen wollen und das dann auch noch so bleiben soll, dann gibt es nur eines: Besuchen Sie unser Seminar Für immer aufgeräumt!

 


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05. April 2012 - Verfasst von Jörg Knoblauch

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