One Point Lesson – Bitte nicht stören war gestern


In Ruhe arbeiten, gänzlich ungestört und mit dem Fokus einzig und allein auf der aktuellen Aufgabe – klingt leider nicht so ganz realistisch, oder? Kann es aber sein, wenn Sie One Point Lessons in Ihren Alltag integrieren. Denn damit erledigen Sie eine Aufgabe, sei es das Kaffeekochen oder Scannen, in kurzer Zeit und brauchen dabei keine Nachfragen beim Kollegen mehr, weil die Tehcnik unklar ist. Klingt interessant, oder?

 

Was ist das Problem:
„Kannst du bitte mal kurz kommen? Der Drucker funktioniert nicht!“ Diese Aufforderung werden Sie diese Woche bestimmt schon mehrfach gehört haben, selbst wenn es erst Anfang der Woche sein sollte. Der Anlass ist variabel, der Effekt aber immer gleich: Sie werden aus Ihrer Konzentration gerissen und müssen Ihre Aufgabe unterbrechen. Umso ärgerlicher, wenn Sie gerade vor einer komplexen Kalkulation saßen. Glauben Sie mir, diese Situationen sind Alltag in wirklich allen Firmen – es sei denn, sie arbeiten mit praktischen One Point Lessons, die auf einen Blick verraten, wie denn nun der Drucker funktioniert oder wo die Tackerklammern aufbewahrt werden. Eine One Point Lesson ist wirklich äußerst effektiv, wenn die Kollegin mal wieder Hilfe beim Bedienen des Faxes, oder der Büronachbar beim Umgang mit dem Scanner benötigt. Eine One Point Lesson pro Arbeitspunkt und die Störfrequenz wird beachtlich abnehmen – ich zeige ihnen, wie das geht!

One Point Lesson

Schritt 1: Fragwürdigkeiten erkennen
Sie glauben gar nicht, welche Fragen besonders neuen Mitarbeitern kommen können. Innerhalb der Einarbeitung wird zwar in der Regel alles Wesentliche im Betrieb kurz gezeigt, aber leider ist das alles in der Regel auch zu viel auf einmal. Da liegt der Fokus möglicherweise darauf, sich die richtige Ablage zu merken oder sich mit den Gepflogenheiten bei der Ablage der Daten vertraut zu machen, aber eben nicht darauf, die Vergrößerungsfunktion des Druckers zu verinnerlichen. Genau hier lauern im Anschluss aber die größten Gefahrenquellen für ständige Nachfragen, die Sie wiederum die Konzentration kosten. Schritt eins der One Point Lesson ist es also, die erklärungsbedürftigen Dinge erst einmal herauszufinden. Und glauben Sie mir, das sind weitaus mehr, als Sie jetzt vielleicht noch denken. Sinnvoll ist eine One Point Lesson für Geräte wie Drucker, Fax, Telefon und Scanner, aber auch für kleinere Bürohelfer wie den Tacker oder eben die Kaffeemaschine. Gehen Sie einmal durch Ihre Arbeitsbereiche und notieren Sie sich all die Dinge, die erklärungsbedürftig sein könnten und für die eine Checkliste zu umfangreich wäre.

 One Point Lesson

Schritt 2: Wesentliches kurz erklären
Eine One Point Lesson ist keine Bedienungsanleitung, sondern enthält deren wesentliche Informationen aufs Kleinste zusammengefasst. Denn in der Regel eilt es und eine rasche Nachfrage beim Kollegen geht schneller als ein langes Blättern in der Bedienungsanleitung. Die One Point Lesson erklärt in kurzen, nachvollziehbaren Schritten, wie der Drucker denn nun von A3 auf A4 verkleinert oder wie der Kaffeefilter korrekt befüllt wird, in meinem Buch gibt es hierzu viele hilfreiche Beispiele. Verzichten Sie auf zu lange Sätze, weil diese einfach nicht gelesen werden. Ein Beispiel für eine gute One Point Lesson könnten so aussehen:

  1. Papier ins obere Einzugfach des Druckers legen.
  2. Blauen Knopf zur Formatauswahl am Gerät drücken.
  3. Am Touchscreen „A3–>A4“ antippen.
  4. Start-Knopf (groß/grün) drücken.

 

Das klingt übertrieben kleinlich, hilft aber dabei, eine sichere Routine mit dem Gerät aufzubauen und erstickt möglichst viele der potenziellen Nachfragen im Keim.

 

Schritt 3: keine One Point Lesson ohne Bilder
Wir alle tun uns leichter, wenn eine Information nicht nur schriftlich, sondern auch bildhaft vermittelt wird. Ergänzen Sie die kurzen Erklärungssätze also unbedingt mit passenden Bildern. Zum eben erwähnten Schritt 1 unserer One Point Lesson zum Vergrößern am Drucker gehört also ein Foto des oberen Einzugsfachs, zum dritten Punkt die Ansicht des Bedienfeldes, auf dem ausgewählt werden soll. In meinem Ratgeber Für immer aufgeräumt finden Sie kostenlose Vorlagen für die gängigen Geräte und können diese individuell an Ihren Arbeitsbereich anpassen.

One Point Lesson

 

Extra-Tipp: Zuständigkeiten für den Notfall
Selbst die beste One Point Lesson beantwortet manchmal nicht jede Frage, wenn zum Beispiel der Drucker gerade eine Fehlermeldung anzeigt, statt der eigentlich zu erwartenden Formatauswahl. Notieren Sie auf Ihrer One Point Lesson daher immer einen festen Ansprechpartner, der im Zweifelsfall kontaktiert werden kann.

 

Das bewirkt der Tipp:
Sie werden überrascht sein, wie viel weniger Nachfragen von Kollegen kommen, wenn Sie One Point Lessons an den zentralen Orten im Büro anbringen. Der Effekt ist einmalig und äußerst angenehm – mehr Konzentration, effizienteres Arbeiten und keine permanenten Störungen mehr. Dank der geklärten Zuständigkeiten bleibt für jeden Ansprechpartner nur eine Baustelle und nicht jeder ist für alle Fragen zuständig. Das ist einerseits eine Entlastung für etablierte Mitarbeiter, aber auch ein angenehmer Service für neue Kollegen, die so gleich selbstständig arbeiten können.

 

Und Sie?
Welche Stellen gibt es in Ihrem Büro für eine One Point Lesson? Ich freue mich auf Ihre Anmerkungen und Kommentare!


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10. Oktober 2016 - Verfasst von Jürgen Kurz

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